“Hoje todos os prédios do Poder Judiciário possuem processos físicos arquivados e aqui vai ser um espaço adequado para abrigá-los. A Política de Documentação e Memória traz a necessidade de guardar de forma devida os nossos processos e as nossas memórias. Sabemos que é um processo longo, trabalhoso, mas temos certeza que a semente está lançada e é uma ação muito importante para o Poder Judiciário, pois, não será um local somente de guarda, mas também de consulta para o cidadão e cidadã. Por isso, é um momento de agradecer a Deus por mais esta oportunidade”, afirmou a presidente do TJTO.

A desembargadora Etelvina Felipe ainda agradeceu o empenho da equipe do Tribunal responsável pela obra, parabenizando todos em nome da diretora-geral Ana Carina Souto e também relembrou a participação do servidor Ornato Benigno no projeto da memória, “tenho certeza que este é um sonho do Ornato que se realiza hoje e somos gratos a ele por ser este visionário e dar o ponta pé na política documental.”

Ainda durante a inauguração do Anexo IV, a vice-presidente do TJ, desembargadora Ângela Prudente relembrou os avanços da Justiça nos últimos anos e a importância da preservação da memória. “Estamos dando grandes passos e as conquistas já foram muitas. Esta, por exemplo, foi muito aguardada e isto é motivo de grande júbilo. Era um sonho que precisava ser concretizado. Temos tanta parte do Poder Judiciário para resgatar e disponibilizar para as pessoas conhecerem, peças valorosas do início da atuação no Estado. É um momento de gratidão ter contribuído para a concretização desse sonho. Um espaço muito útil para a política da documentação e da memória” pontuou.

A implementação da Gestão Documental pelo Tribunal de Justiça é uma ação do Plano de Gestão Estratégica do Poder Judiciário do Tocantins 2021/2026. O aprimoramento do Poder Judiciário está pautado ainda na Resolução CNJ nº 114/2010 e Resolução TJTO nº 03/2011.

Tudo em um só lugar

Atualmente, os documentos e processos encontram-se em departamentos do Tribunal e também nas comarcas do interior, inclusive, na de Palmas. Os mais de três mil e duzentos metros quadrados de área útil construída foram edificados para concentrar, em apenas um local, a guarda do acervo físico de processos administrativos e judiciais e também dos arquivos eletrônicos, de forma segura dentro das diretrizes e procedimentos da Arquivologia.

A corregedora-geral da Justiça (CGJUS), desembargadora Maysa Vendramini Rosal, ressaltou a importância da iniciativa. “Esse novo prédio é muito importante para a administração do Judiciário. Significa o avanço do Poder Judiciário, pois vai desocupar as salas do interior do estado e centralizar tudo aqui, onde ficará tudo catalogado e em segurança, é mais uma parte da gestão que avança de modo a trazer a organização dos arquivos, da gestão documental e da memória, algo de extrema relevância para toda a sociedade”.

Preservação da Documentação e Memória

Na oportunidade, o presidente da Comissão de Jurisprudência e Documentação, desembargador Helvécio de Brito Maia Neto destacou que a entrega da estrutura consolida  mais uma etapa rumo à gestão documental do Poder Judiciário tocantinense.

“Este momento marca um importante capítulo na história da nossa instituição, um marco que simboliza crescimento, inovação e o compromisso contínuo com a prestação jurisdicional. O nosso Tribunal enfrenta um cenário de mudanças rápidas e significativas. Esse novo anexo funcionará equipado com tecnologia de ponta e espaços projetados para promover a inovação na gestão documental e a preservação da memória com acessibilidade e responsabilidade social, como uma resposta a essas mudanças. E aqui vai estar guardada a memória do hoje e do ontem para que as pessoas do futuro conheçam a nossa história desde 88, são as nossas memórias, a memória do Judiciário e da sociedade tocantinense, disse o desembargador Helvécio.”

Gestão dos processos

Para efetivar a gestão dos processos, o desembargador Helvécio Brito Maia Neto adiantou que estão em andamento duas contratações: a de uma empresa para realizar os atos referentes à gestão documental; e a de aquisição do mobiliário e do material necessário para comportar o acervo documental. No entanto, os trabalhos já têm início imediato com a equipe da Comissão de Jurisprudência, Documentação e Memória (COJUD) formada pela analista judiciária, Naura Stella Cavalcante; aquivista Filipe Cunha; e a técnica judiciária, Maria da Penha Tranqueira de Oliveira.

“O trabalho é imediato. Nós já trabalhávamos desde 2022 nessa implantação, e a intenção é que inicie essa gestão imediatamente. Já temos o Fórum de Palmas, que é um arquivo muito organizado, que a gente já pode iniciar, conjuntamente com a Diretoria Administrativa nos apoiando. Nós faremos uma transferência dos arquivos locais das comarcas para o Arquivo Central, e aqui será feito todo o trabalho de arquivologia, nós temos um arquivista no Tribunal de Justiça, que nos auxilia nesse trabalho”, contou Naura Cavalcante.

A base da gestão documental é a Resolução CNJ n⁰ 324/2020 que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname. A equipe atuará ainda conforme Resolução TJTO nº 02/2022 que dispõe das comunicações processuais e a Resolução TJTO nº 01/2022 que trata da gestão da Memória.

“Vamos fazer um trabalho de forma estruturada e organizada para que as comarcas, os diretores de Foros e jurisdicionados não precisem procurar mais documentos com tempo de resposta muito grande. Faremos um serviço de classificação dos documentos com organização de hierárquica, onde iremos definir quais documentos e processos poderão ser eliminados ou não, exceto os permanentes, de valor histórico, que não podem ser eliminados de forma alguma. Lembrando que iremos adotar uma eliminação sustentável, em parceria com entidades de recicláveis após desfigurar totalmente os processos e documentos para que não vaze nenhuma informação”, explicou o arquivista Filipe Cunha.

Sobre a estrutura

A obra, com 3.200 m² de área construída, segue as Resoluções 114/2010 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e a nº 023/2011 do Tribunal de Justiça do Tocantins (TJTO) que dispõem sobre a implantação do sistema de avaliação e priorização de construções do Poder Judiciário.

A construção moderna em estrutura metálica possui sistema econômico de refrigeração e segue as normas de acessibilidade. O depósito para estocar produtos tem uma área de 2.857,96m²; a sala de Digitação possui 148,50m², além disso, têm as salas de Convivência, Reunião, Diretoria; banheiros e estacionamento. O prédio ganhou ainda paisagismo na parte da frente e toda a área externa conta com iluminação de LED.

Autoridades presentes

Participaram do ato solene, a presidente do TJTO, desembargadora Etelvina Maria Sampaio Felipe, vice-presidente, Ângela Maria Ribeiro Prudente; corregedora-Geral da Justiça (CGJUS), desembargadora Maysa Vendramini Rosal; presidente da Comissão de Jurisprudência e Documentação, desembargador Helvécio de Brito Maia Neto; Diretora Adjunta da Escola Superior da Magistratura Tocantinense (Esmat), desembargadora Angela Issa Haonat; diretora do Foro de Palmas, Flávia Afini Bovo; diretora-geral do Tribunal de Justiça Ana Carina Souto; vice-presidente da Associação dos Magistrados do Estado do Tocantins (Asmeto), Odete Almeida; representantes do Sindicato dos Servidores da Justiça do Estado do Tocantins (Sinsjusto); juízes e diretores do Poder Judiciário.