A transição para o novo sistema tributário já começou e exige preparação das empresas. Em 2026, negócios de diferentes setores deverão adaptar sistemas, documentos fiscais e processos internos para as novas regras.

Empresas já precisam se preparar para a Reforma Tributária

Muitos empresários ainda enxergam a Reforma Tributária como uma mudança distante. No entanto, a transição já começou e exige medidas concretas por parte das empresas.

O novo sistema cria dois tributos sobre o consumo: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal, e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), administrado conjuntamente por Estados, Distrito Federal e Municípios.

De forma gradual, a CBS substituirá PIS e Cofins. Já o IBS ocupará o espaço do ICMS e do ISS ao longo do período de transição. A implantação completa do novo modelo está prevista para 2033.

Porém, 2026 já exige atenção. O ano funcionará como uma fase de testes, com alíquotas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS.

Nesse período, as empresas deverão testar documentos fiscais, sistemas de cálculo e processos de apuração. Além disso, o recolhimento poderá ser dispensado caso os contribuintes cumpram corretamente as obrigações acessórias previstas.

Sistemas precisam acompanhar as novas exigências

Embora a cobrança plena dos novos tributos ainda não ocorra nessa fase, as empresas já precisarão emitir documentos fiscais com as informações exigidas para a CBS e o IBS.

Por isso, um sistema despreparado pode gerar problemas práticos. Entre eles estão dificuldades para emitir notas fiscais, atrasos nas vendas e impactos no faturamento.

Antes de realizar qualquer mudança, portanto, a empresa precisa entender como funciona a própria operação. Afinal, a Reforma Tributária não afetará todos os negócios da mesma maneira.

Uma indústria, por exemplo, possui uma estrutura diferente de um comércio ou de uma prestadora de serviços. Da mesma forma, empresas enquadradas no Simples Nacional apresentam características próprias.

Assim, antes de alterar preços ou contratos, é importante realizar um diagnóstico da operação. Essa análise deve considerar o regime tributário, as atividades exercidas, os CNAEs, os produtos e serviços comercializados e a localização dos estabelecimentos.

Além disso, a empresa deve avaliar o perfil dos clientes, os fornecedores e os benefícios fiscais utilizados atualmente.

Cadastros e documentos fiscais exigem revisão

Outro ponto de atenção envolve os sistemas e cadastros internos. A adaptação não consiste apenas em acrescentar novos campos nas notas fiscais.

As empresas também precisarão revisar informações como NCM, cadastro de produtos, natureza das operações, endereços, classificação de serviços e tratamentos tributários específicos.

Esse cuidado é necessário porque um cadastro incorreto pode provocar a emissão de documentos fiscais com informações erradas. Além disso, pode resultar em perda de créditos ou recolhimento indevido de tributos.

Por isso, a adaptação não deve ficar restrita ao setor contábil. Tecnologia, faturamento, compras, vendas, jurídico e financeiro também precisam participar do processo.

Dessa maneira, a empresa consegue avaliar os impactos da mudança de forma mais ampla e reduzir riscos durante a transição.

Escolha de fornecedores pode ganhar novo peso

A Reforma Tributária também deverá mudar a relação entre empresas e fornecedores. Como a CBS e o IBS seguem o princípio da não cumulatividade, as empresas poderão aproveitar créditos relacionados às aquisições, desde que cumpram as exigências previstas na legislação.

Consequentemente, o preço deixará de ser o único critério para escolher um fornecedor.

Uma empresa pode oferecer um valor menor, mas gerar menos créditos tributários. Além disso, documentos fiscais emitidos de forma incorreta ou falta de preparação para as novas regras podem criar problemas para o comprador.

Portanto, o menor preço nem sempre representará o menor custo para a empresa. A análise deverá considerar também os impactos tributários e operacionais de cada fornecedor.

Split payment pode afetar o fluxo de caixa

Outro ponto que merece atenção é o chamado split payment, ou pagamento dividido.

No modelo atual, a empresa recebe o valor integral de uma venda e, posteriormente, realiza o recolhimento dos tributos correspondentes.

Com o novo sistema, entretanto, a parcela referente ao IBS e à CBS poderá ser direcionada automaticamente ao poder público no momento do pagamento.

Em uma venda de R$ 1.000, por exemplo, parte do valor poderá seguir diretamente para a administração tributária. Enquanto isso, a empresa receberá apenas o saldo restante.

Na prática, essa mudança pode reduzir a disponibilidade imediata de recursos. Por isso, as empresas precisarão revisar suas projeções financeiras e avaliar os impactos sobre o capital de giro.

Além disso, será importante analisar os prazos de recebimento e as estratégias de antecipação de recebíveis. Assim, o planejamento financeiro poderá acompanhar a nova dinâmica de entrada e saída de recursos.

Empresas podem começar adaptação em etapas

Diante das mudanças previstas, as empresas já podem organizar um cronograma de preparação.

Primeiro passo — próximos 60 dias: testar os sistemas de emissão de documentos fiscais, revisar cadastros e definir um responsável interno pela adaptação.

Segundo passo — 60 dias seguintes: mapear os créditos tributários, avaliar fornecedores e simular os possíveis impactos sobre preços, margens e fluxo de caixa.

Terceiro passo — em até 90 dias: revisar contratos, capacitar as equipes e incorporar os efeitos da Reforma Tributária ao planejamento financeiro.

Dessa forma, a empresa consegue dividir a preparação em etapas e evitar que todas as mudanças ocorram de maneira desorganizada.

Preparação antecipada pode reduzir riscos

A Reforma Tributária representa mais do que uma alteração na legislação. Na prática, o novo sistema poderá transformar processos que fazem parte da rotina das empresas.

A transição ocorrerá de forma gradual até 2033. No entanto, a preparação precisa começar desde já, especialmente diante das mudanças que já entram na fase de testes em 2026.

Por isso, compreender a própria operação e antecipar os ajustes pode ajudar as empresas a proteger suas margens, evitar interrupções e tomar decisões mais seguras durante a implantação do novo sistema tributário.